Trade Compliance

Trade Compliance

Che cos'è la Trade Compliance

La “Trade Compliance” descrive i termini e le condizioni relative agli scambi fra due o più paesi che assicura la piena osservanza delle leggi applicabili e delle disposizioni stabilite dalle autorità competenti.
La trade compliance è un obbligo, un obiettivo non semplice da raggiungere e allo stesso tempo un’opportunità. Nel commercio, dimostrare la piena adesione alle regole di fornitura, import, export e trasferimento di beni diventa sempre più complesso. La trade compliance assicura stabilità e preserva i principi etici all’interno delle attività del commercio in un’economia sempre più globalizzata, minacciata dall’illegalità e complicata dalle dinamiche geopolitiche.
Dal punto di vista dell’azienda che la deve perseguire, è un’opera laboriosa che serve innanzitutto a evitare sanzioni, ma che permette soprattutto di ottenere vantaggi economici (per esempio agevolazioni sui dazi doganali), di migliorare la visibilità sulla supply chain e di reputazione.

La trade compliance è lo status delle aziende che sono compliant, cioè in regola, con le tante e mutevoli normative sullo scambio di merci derivanti da direttive, regolamenti e leggi dell’Unione Europea, nonché dai trattati sottoscritti fra l’Ue e Paesi extraeuropei. Ma essere in regola non basta, perché bisogna dimostrare di esserlo attraverso dichiarazioni, autorizzazioni e certificazioni.
Il tema non è certo nuovo, eppure si rinnova giorno dopo giorno: le regole nazionali e internazionali sul commercio cambiano di continuo. Inoltre, la crescente globalizzazione dei mercati crea continuamente nuove dinamiche commerciali, di fornitura e di vendita, che rendono difficoltoso il controllo della supply chain.
La compliance prevede obblighi e limiti specifici per alcune tipologie di prodotti (come quelli dual use, che sono potenzialmente uno strumento di offesa, o quelli contenenti sostanze chimiche) ma altre regole (per esempio gli embarghi) possono valere per ogni categoria e settore d’impresa.

Tipicamente, un programma di trade compliance deve includere:
• periodici monitoraggi degli accordi internazionali, delle direttive, regolamenti e leggi europee e delle normative nazionali sul commercio (inclusi gli embarghi e le agevolazioni);
• identificazione dei rischi;
• creazione di checklist e procedure che devono essere adottate dagli operatori intermedi nella supply chain, broker, fornitori, ecc...;
• revisioni fiscali;
• certificazioni di origine;
• raccolta di documentazione interna ed esterna all’azienda (per esempio da fornitori);
• misure di prevenzione e mitigazione dei danni dovuti a possibili infrazioni delle regole.

Nelle aziende più strutturate quest’opera può essere affidata a un professionista che si occupi solo di questo, il trade compliance manager. Trattandosi però di un lavoro trasversale ai comparti aziendali, sono coinvolti nel processo anche i responsabili degli acquisti, delle importazioni e delle esportazioni e i responsabili degli affari legali. Per le aziende di qualsiasi dimensione e settore, sia che facciano import o export o entrambe le cose, l’obiettivo della compliance è più facile da raggiungere e mantenere se ci si appoggia a software e al supporto di fornitori terzi. A fronte di un investimento, si possono evitare attività time-consuming e ad alto rischio di errore, data la natura estremamente tecnica e la mutevolezza della materia, e si trasforma la trade compliance in una componente sistemica, integrata nel business.

La gestione dell'Origine Preferenziale, Non Preferenziale e Made In

Uno tra gli aspetti centrali della trade compliance è l’origine delle merci, caratteristica tutt’altro che ovvia da determinare: può dipendere, infatti, sia dal luogo di provenienza delle materie prime sia da quello di lavorazione sia dai passaggi di mano eventualmente interposti tra fornitore e compratore. Dal punto di vista delle certificazioni e dei conseguenti vantaggi, si distinguono due categorie: origine preferenziale e origine non preferenziale.

L’origine preferenziale permette di usufruire di una riduzione o di un azzeramento dei dazi quando si esporta il bene verso determinati Paesi con cui l’Unione Europea ha firmato accordi di agevolazione degli scambi commerciali.
Lo status di origine preferenziale, in sostanza, dà diritto a un miglior trattamento tariffario quando si vende dall’Europa verso Paesi extra-Ue. Riducendo i costi per chi esporta, l’origine preferenziale rende quel bene più competitivo e può rappresentare, dunque, un vantaggio anche per l’importatore.
I benefici variano a seconda del tipo di prodotto: riduzione dei dazi, esenzione totale, abolizione dei limiti sui quantitativi esportabili, eccetera.

Come si determina l’origine preferenziale? In generale, si intende come luogo d’origine quello in cui il bene è stato prodotto o ha subito l’ultima trasformazione significativa. Molte regole però cambiano in funzione dello specifico accordo siglato tra l’Unione Europea e il singolo Paese extra-Ue, e in base alla categoria di bene (da cui dipende il valore del dazio, la percentuale massima di semilavorati, componenti o materie prime non originarie, eccetera).
Comprensibilmente, visti i benefit associati, per ottenere questa certificazione bisogna soddisfare criteri più severi di quelli previsti dal Codice doganale Comunitario (art. 24) per l'origine non preferenziale. Ricevuta la domanda scritta da parte dell’esportatore, l’Autorità Doganale valuta il rilascio del Certificato di circolazione EUR 1, che attesta l’origine europea dei beni.

Gestire l’origine preferenziale significa dover reperire e fornire numerosi dati, avendo a che fare con documenti tecnici, procedimenti complessi, calcoli, controlli e potenziali sanzioni amministrative o addirittura procedimenti penali a carico dell’azienda nel caso la certificazione non risulti in regola.
Oggi fortunatamente esistono soluzioni informatiche che aiutano a gestire l’intero processo in modo integrato, sfruttando controlli e procedure automatiche che semplificano il lavoro e abbattono il rischio di errori e sanzioni.

L’origine non preferenziale è l’attributo con cui si riconosce il Paese dove il bene è stato prodotto (coltivato, fabbricato o assemblato) o dove ha subito l’ultima lavorazione o trasformazione sostanziale. Può essere attestata con un certificato d'origine rilasciato dalla Camera di Commercio (ma di cui l’azienda dichiarante è responsabile) o con una semplice dichiarazione in fattura, nella quale il bene è indicato come “made in…”.
L’esempio del “made in Italy” è perfetto per spiegare come questa origine possa avere un valore commerciale e di marketing, mentre non dà diritto ad agevolazioni sui dazi per le esportazioni del bene: è questa la sostanziale differenza fra le due categorie.

I controlli su Export e Import

L’export e l’import sono carichi di responsabilità: non basta verificare l’origine geografica o la destinazione dei beni, ma per evitare sanzioni bisogna avere visibilità su fornitori, clienti, intermediari e caratteristiche dei prodotti acquistati o venduti. La normativa nazionale di riferimento è il Dlgs n. 221/2017, che regola l’export di beni a duplice uso (dual use, ovvero potenzialmente utilizzabili per scopi militari) e quelli listati in conseguenza di embarghi adottati dall’Unione Europea. Il Decreto ha introdotto sanzioni penali per le aziende scoperte a esportare verso Paesi sotto embargo, sanzioni che in precedenza valevano per un’unica destinazione, cioè l’Iran. Se, poi, un’azienda europea ha filiali o società controllate negli Stati Uniti oppure si appoggia a fornitori che producono negli Usa, allora deve tenere in considerazione anche le regole e le sanzioni previste oltreoceano.

I beni dual use
Si tratta di prodotti, software o tecnologie formalmente destinati a utilizzo civile, ma che si prestano potenzialmente a usi militari. Trattati, risoluzioni delle Nazioni Unite e convenzioni internazionali regolano il loro impiego, con lo scopo di evitare che il commercio di questi beni possa contribuire a programmi di proliferazione chimica, biologica o nucleare o che siano usati per realizzare armi di distruzione di massa.
La loro esportazione è sottoposta a un regime di controllo da parte dell’Unione Europea, come stabilito nel Regolamento n. 428/2009 (recepito in Italia con il D.Lgs. n. 221/2017), che elenca anche, nell’allegato I, la lista dei prodotti dual use e i relativi codici. Per poterli esportare è necessario ottenere un’autorizzazione dal Ministero dello Sviluppo Economico.

Le sanction lists
Le sanction list sono per i governi uno strumento di contrasto all’illegalità e anche a problemi più gravi, come il terrorismo. Esistono elenchi ufficiali di individui, gruppi, organizzazioni e aziende su cui pendono sanzioni economiche o legali valide in Unione Europea e sui territori nazionali.
In Europa, le sanction list più importanti sono quella del Consiglio di sicurezza delle Nazioni Unite e quella del Common Foreign Security Policy, una policy sottoscritta dai Paesi membri dell’Ue. Inoltre bisogna ricordare che le liste vigenti negli Stati Uniti, in primis quella dell’Office of Foreign Asset Control (OFAC) del Dipartimento del Tesoro, si applicano anche alle aziende europee che trattino prodotti di origine statunitense. Gli archivi sono disponibili come open data via Web, ma la loro consultazione può risultare ostica per via della complessità della classificazione e dei codici associati.

Gli embarghi
Il blocco degli scambi commerciali verso un Paese per ragioni politiche o economiche è un altro elemento in gioco nella trade compliance. Il mancato rispetto di un embargo commerciale per le aziende italiane può avere pesanti conseguenze: in base al Dlgs n. 221/2017, in vigore dal 1° febbraio 2018, la violazione può essere sanzionata sul piano penale.
In precedenza, l’azione penale era prevista solo per chi non rispettasse il divieto di commercio con l’Iran, dunque la normativa sta diventando più severa.
Gli embarghi vigenti in Italia si sovrappongono a quelli definiti a livello europeo. Nel momento in cui scriviamo, la lista del Mise include Afghanistan, Bielorussia, Birmania, Corea del Nord, Congo (Repubblica Democratica), Costa d’Avorio, Crimea e Sebastopoli, Egitto, Eritrea, Guinea, Haiti, Iran, Iraq, Libano, Liberia, Libia, Moldova, Russia, Siria, Somalia, Sudan, Sudan Meridionale, Tunisia, Ucraina e Zimbabwe. Al Trattato di Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE) è associata una lista delle regole comunitarie nei confronti dei Paesi sottoposti a restrizioni commerciali, inclusi gli embarghi su alcune categorie di beni (armi, dual use) e tipologie di investimenti. Periodicamente aggiornato, il documento è liberamente consultabile ma è redatto solamente in lingua inglese.

La reputazione del business partner
Un aspetto della trade compliance cruciale, tuttavia spesso trascurato, è la verifica della reputazione dei business partner, cioè delle persone od organizzazioni con cui si intessono rapporti commerciali di fornitura, outsourcing, intermediazione, distribuzione, vendita. Dai casi più gravi, come quelli di corruzione e sfruttamento del lavoro minorile, alle offese e illeciti commerciali, sono molti i comportamenti che possono incidere sulla reputazione di un’azienda e ricadere a cascata sui suoi partner commerciali.
Non verificare la reputazione di un business partner può avere conseguenze costose: multe, risarcimenti da corrispondere, cause legali, interruzione delle attività, risorse vincolate e altro ancora.
La verifica è però un’attività complessa, non fosse altro che per la difficoltà di identificare tutti gli attori coinvolti nelle supply chain. I metodi possibili spaziano dalla ricerca di informazioni di background sul potenziale business partner, alle verifiche di integrità, fino alle più articolate procedure di Business partner compliance screening (Bpcs).
In aggiunta a tutto ciò, per valutare i pro e i contro di una nuova relazione commerciale può essere utile applicare l’analisi SWOT al caso specifico. In tutti i casi, i dati da considerare sono davvero molti e spesso non di facile reperibilità e verifica oggettiva. Per questo la valutazione della reputazione del business partner è un elemento particolarmente critico della trade compliance, che va basato il più possibile su dati oggettivi anziché sull’istinto.

Il beneficial owner
Risalire all’origine di un’attività, cioè al titolare o beneficiario effettivo, non è sempre facile, specie quando nei rapporti commerciali intervengono fondi, istituzioni finanziarie, broker e intermediari di vario tipo. Il tema dell’identificazione del beneficial owner in Europa è affrontato da diverse leggi e regolamenti, tesi a contrastare il riciclaggio di denaro e altre attività illecite.
Un testo di riferimento è la Direttiva 2015/849 del Parlamento Europeo (Quarta Direttiva Antiriciclaggio, recepita in Italia con Dlgs n. 90/2017), che ha imposto ai Paesi membri il dovere di istituire dei registri nazionali centralizzati dei titolari effettivi di aziende e trust. Tali registri devono essere consultabili in caso di richieste e due diligence.
La Quarta Direttiva Antiriciclaggio definisce il beneficial owner come la persona (o le persone) che possiede oppure controlla l’attività al livello più alto, oppure la persona (o le persone) a nome della quale l’attività viene svolta da altri. Si parla di ownership diretta per le persone fisiche che possiedono oltre il 25% delle quote o interessi di proprietà di un’entità legale; di ownership indiretta se a controllare oltre il 25% è una società.
Gli Stati dell’Ue hanno però facoltà di considerare percentuali più basse come indicazione sufficiente di titolarità o controllo. Il Dlgs n. 90/2017 definisce il beneficiario effettivo come “la persona fisica o le persone fisiche, diverse dal cliente, nell'interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è instaurato, la prestazione professionale è resa o l'operazione è eseguita”.

La Certificazione REACH e la Certificazione RoHS

Oltre alla difesa dal terrorismo e alla lotta al riciclaggio di denaro, una terza grande preoccupazione delle normative sul commercio riguarda la tutela della salute delle persone e dell’ambiente. Per escludere la pericolosità dei beni prodotti, importati ed esportati, in Europa valgono due diverse certificazioni di compliance: la REACH e la RoHS (aggiornata negli anni dalla RoHS 2 e dalla RoHS 3).

La certificazione REACH

Il Regolamento n. 1907/2006 del Parlamento Europeo, entrato in vigore il 1° giugno 2007, si occupa della registrazione, valutazione, autorizzazione e restrizione delle sostanze chimiche (l’acronimo sta per Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) impiegate nella produzione di un bene. Con l’espressione “sostanze chimiche” non si intende necessariamente il contenuto di una provetta di laboratorio, poiché possono essere incluse in materiali, miscele, solventi, tinture, additivi e altri elementi del processo di produzione, ma anche in mobili, oggetti in plastica, capi di abbigliamento e accessori di moda. Dunque il REACH interessa un amplissimo ventaglio di aziende che producono, esportano, importano o utilizzano all’interno dei propri processi delle sostanze chimiche (anche contenute in altri prodotti).

Il Regolamento associa una “preoccupazione molto elevata” alle sostanze cancerogene, a quelle che possono causare mutazioni genetiche o danni all’apparato riproduttivo, a quelle persistenti, bioaccumulabili e tossiche. Rispetto alle precedenti normative, il REACH dà maggiori responsabilità a chi fabbrica o esporta sostanze chimiche (destinate sia a uso interno sia a forniture esterne) e anche a chi importa beni da Paesi extra-Ue. Spetta a queste aziende l’onere della prova, cioè la dimostrazione del fatto che il bene non rappresenta un pericolo per la salute né un danno ambientale.

Le informazioni sulle sostanze chimiche devono essere comunicate dalle aziende in modo trasparente lungo la supply chain. Inoltre, nel caso l’azienda produca o importi in Ue sostanze chimiche in grandi quantità (per oltre una tonnellata all’anno), vige l’obbligo di notificarlo alla European Chemical Agency (ECHA). Quest’ultima e gli Stati membri valutano i livelli di rischio delle singole registrazioni e, se necessario, possono vietare o limitare l’uso delle sostanze ritenute pericolose.

La certificazione RoHS

Le Direttive europee RoHS (Restriction of Hazardous Substances) , RoHS 2 e RoHS 3 si occupano anch’esse del rischio associato a sostanze pericolose, ma relativamente al problema dei rifiuti elettronici. Queste Direttive interessano dunque tutti i produttori, importatori ed esportatori di Apparecchiature Elettriche ed Elettroniche (AEE), un’ampia gamma di beni che va dall’informatica alla telefonia, dai piccoli e grandi elettrodomestici alle lampadine, dai giocattoli ai dispositivi medicali, e altro ancora. Il campo di applicazione è vasto quanto quello del Regolamento REACH, ma in quel caso viene considerato il rischio delle sostanze chimiche usate nei processi produttivi, mentre nelle Direttive RoHS si valutano le sostanze contenute nei beni finiti, potenzialmente rischiose per l’utente e difficili da smaltire quando il dispositivo diventa un rifiuto elettronico.

La Direttiva 2002/95, o RoHS, rimasta in vigore dal 2006 al 2013, richiedeva di dimostrare la compliance su sei sostanze soggette a restrizioni, cioè cadmio, cromo, piombo, mercurio, bifenili polibromurati ed eteri di difenile polibromurato. Le limitazioni rimangono valide, ma le disposizioni sono state aggiornate con la Direttiva 2011/65, detta RoHS 2, che ha sostituito la precedente in quanto più completa. Recepita in Italia con l D.Lgs. n. 27/2014, la RoHS 2 ha meglio specificato alcune definizioni e ha aggiunto all’elenco altre restrizioni. Un ulteriore aggiornamento, la Direttiva 2011/65 o RoHS 3, ha aggiunto alla lista il diottilftalato, il benzil butil ftalato, il dibutilftalato e il diisobutiliftalato.

La compliance al RoHS è necessaria per ottenere la marcatura CE. Non è un’impresa da poco, considerata la complicazione di dover sovrapporre le limitazioni REACH e RoHS e considerata la difficoltà di dover reperire informazioni sulle sostanze impiegate dai fornitori lungo l’intera la supply chain.