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ERP per PMI

Gestire il business con successo

Se pensiamo alle grandi organizzazioni e alle multinazionali, gestire una PMI può sembrare una cosa semplice. Ma anche aziende di modeste dimensioni devono far fronte ai processi fondamentali di business: finanza, risorse umane, produzione, supply chain, servizi, acquisti sono solo alcuni tasselli di un complesso puzzle che devono trovare ciascuno la sua giusta collocazione e che non possono essere dimenticati.

Proprio al fine di collocare ciascuno di questi processi complessi all'interno dell'intera organizzazione, è necessario disporre di uno strumento di pianificazione e monitoraggio completo: l’ERP (Enterprise Resource Planning).

L’ERP consente una gestione integrata dei principali processi aziendali di cui offre una vista completa e costantemente aggiornata e facilita il flusso di informazioni tra tutte le funzioni, gestendo nel contempo le connessioni gli attori della filiera esterni all’azienda stessa. Nella loro forma più evoluta, grazie all’integrazione di machine learning e intelligenza artificiale, gli ERP sono in grado di fornire intelligenza, visibilità ed efficienza nella gestione di tutti i processi critici di un'azienda.

In Metisoft abbiamo un’esperienza ventennale nell’implementazione di ERP per le PMI, di cui abbiamo seguito nel tempo le evoluzioni tecnologiche e funzionali.

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Che cos'è un ERP per le PMI

Inizialmente, l'implementazione di ERP era limitata alle grandi organizzazioni, soprattutto perché i primi sistemi ancora richiedevano importanti attività di personalizzazione e lunghi tempi di implementazione che comportavano costi e oneri difficilmente sostenibili per le PMI.
Col tempo le cose sono cambiate e oggi esistono sul mercato soluzioni che consentono anche alle aziende di piccole e medie dimensioni di gestire in modo automatizzato e intelligente le proprie attività e quelle delle diverse funzioni presenti all’interno delle loro organizzazioni, semplificando e aggregando i dati disponibili in diversi dipartimenti in un'unica piattaforma, migliorando sia i processi decisionali, sia la produttività.

I vantaggi di un ERP per le PMI

Per una impresa di piccole e medie dimensioni affrontare il percorso di adozione di un sistema ERP è comunque una decisione strategica, che non può essere demandata alla sola funzione IT, ma che vede coinvolti di fatto tutti i principali ruoli e funzioni aziendali.

È vero che i costi di adozione di una soluzione ERP sembrano e probabilmente sono superiori a quelli di un tradizionale gestionale aziendale, ma i benefici e i ritorni compensano l’investimento: un ERP aiuta a gestire i dati in modo più efficace, in piena compliance con quanto previsto dalle normative vigenti in termini di riservatezza e tutela della privacy, aggiunge flessibilità e agilità alla gestione operativa, migliora la produttività del lavoro, consente di aumentare le vendite e prendere decisioni efficaci al momento giusto.

Ma quali sono, in concreto, i vantaggi che derivano dall’implementazione di una soluzione ERP?

1. Gestione e integrazione dei flussi di informazioni

I sistemi ERP aiutano le aziende a integrare in tempo reale il flusso di informazioni tra i diversi processi aziendali, dall'inserimento dell'ordine alla definizione dei prezzi, dalla spedizione / consegna alla gestione di inventario e magazzino, dalla produzione al procurement, dalla fatturazione a tutti gli altri aspetti di gestione finanziaria.

Tutto questo aiuta a rendere più efficaci i processi decisionali.

2. Miglioramento della produttività

I dati e le informazioni essenziali di tutti i dipartimenti sono resi disponibili su un'unica piattaforma e dunque possono essere consultati e utilizzati quando serve, come serve, in piena autonomia, senza dover attendere i responsabili delle diverse unit o delle diverse funzioni per raccogliere i dati rilevanti. Il sistema ERP mantiene i master data relativi a fornitori, clienti, prodotti / materiali, processi di lavorazione e di produzione, distinta base… garantendo in tal modo sia la coerenza attraverso l’organizzazione, sia un miglioramento dell’efficienza e della produttività.

3. Riduzione dei costi operativi

Quando si parla di processi aziendali complessi con un elevato numero di transazioni, come accade ad esempio nel mondo del manufacturing, l’adozione di un sistema ERP diventa cruciale non solo per garantire l’efficienza operativa, ma anche per supportare la crescita e lo sviluppo aziendale.
Non è raro che la mancata adozione di un ERP si traduce in perdita di ordinato, erronea gestione degli inventari, scarsa pianificazione, mancata fatturazione, mancate spedizioni e in una generale mancanza di controllo.

4. Maggiore flessibilità

Uno dei maggiori vantaggi che deriva dall’adozione di una soluzione ERP nelle piccole imprese è rappresentato dall'agilità e dalla flessibilità, sempre più necessarie di fronte ai repentini cambiamenti dei mercati e delle richieste dei clienti.
Questo significa, ad esempio, essere in grado di regolare in tempo reale scorte, magazzino e produzione a fronte di un picco o di un calo improvviso degli ordini.

5. Riduzione degli errori

Rendere automatizzati processi prima affidati a lunghi e complessi input manuali porta con sé una inevitabile riduzione dei tassi di errore, con evidenti benefici anche sui risultati aziendali complessivi.

6. Miglioramento dei processi decisionali

Per poter prendere decisioni strategiche per il business, è necessario poter disporre di tutte le informazioni necessarie e di dati precisi in modo tempestivo. Quando dati e informazioni sono resi disponibili e aggiornati dal sistema ERP, la direzione è in grado di prendere decisioni informate.

Come scegliere un ERP per la propria PMI

Stabilito dunque che un sistema ERP è importante anche per le piccole e medie imprese che vogliono restare competitive e rispondere alle nuove sfide del business, quali sono i criteri da valutare per scegliere la soluzione che meglio risponde alle proprie esigenze?
La scelta di una soluzione ERP non è una decisione esclusivamente tecnologica, ma coinvolge diverse funzioni e figure aziendali, che ne devono valutare gli impatti sul business e sulle strategie complessive.
Ecco dunque alcuni criteri da seguire in fase di valutazione.

1. Definire gli obiettivi

Dichiarare che si vogliono ridurre i costi, migliorare l'efficienza o aumentare i profitti non è sufficiente. Sono obiettivi generici, che si applicano, di fatto, a qualunque organizzazione. È invece indispensabile pensare e determinare quali siano gli obiettivi specifici unici per ciascuna organizzazione. E per valutarli è indispensabile un’analisi dei processi aziendali, per capire dove siano i colli di bottiglia, quali processi manuali potrebbero essere automatizzati, come è organizzato il flusso dei dati tra i diversi dipartimenti, o ancora dove si potrebbe recuperare efficienza.

2. Identificare i requisiti

In questa fase, il principio guida deve essere il pragmatismo: bisogna capire quali caratteristiche e funzionalità servono effettivamente per la propria azienda e determinare i requisiti tecnici, valutando, ad esempio, quali sono le applicazioni in uso considerate indispensabili o quali sono le modalità di accesso necessarie. Il secondo principio guida deve essere anche l’ottimismo: non è sensato pensare a una soluzione che si adatti perfettamente allo status quo della propria azienda, bensì ragionare in termini di scalabilità e crescita.

3. Definire un budget

In questa fase è importante definire il budget che si intende allocare per questo tipo di investimento, considerando non solo i costi specifici per la licenza, ma anche quelli di implementazione, manutenzione, formazione. È anche questo il momento di valutare i pro e i contro delle soluzioni on-premise e in cloud.

4. Definire un piano di implementazione

L'ultimo pezzo del puzzle è di fatto la mappatura del percorso di implementazione, scadenze incluse. Dato il livello strategico del progetto, è importante fare in modo che l'intera organizzazione sia informata e sia gradualmente coinvolta.

SAP Business One: l’ERP di SAP per le PMI

Tra le tante soluzioni disponibili sul mercato, un ruolo importante spetta a SAP Business One, l’offerta ERP per le piccole e medie imprese sviluppata da SAP proprio per offrire anche a questa tipologia di aziende funzionalità e strumenti tutti gli strumenti necessari alla gestione del proprio business, dalla gestione dei flussi di cassa alla gestione del personale, dagli acquisti alle vendite, incluse anche tutte le tematiche di compliance alle normative in vigore.
Di fatto SAP Business One riunisce in un’unica soluzione e in un’unica piattaforma integrata sistemi di produzione, inventario, acquisti, finance, vendite, reportistica e risorse umane.

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Abbiamo identificato alcuni dei principali vantaggi che una soluzione come SAP Business One porta alle PMI:

1. SAP Business One offre le stesse funzionalità e gli stessi strumenti normalmente accessibili alle multinazionali anche alle imprese di più piccole dimensioni, a un costo decisamente inferiore: business intelligence e analytics, forecasting e gestione delle vendite, gestione delle relazioni con i clienti, tutto in un'unica soluzione integrata.

2. SAP Business One offre una maggiore visibilità sulle attività finanziarie e sull’impatto che le operation e i processi chiave aziendali hanno sul business e sulle attività di cassa, grazie a una gestione integrata. Questo significa poter collegare alla funzione finance alcune attività core, dalla gestione delle scorte, agli acquisti e vendite, migliorando la gestione complessiva del business. Naturalmente, l’accesso ai dati avviene attraverso regole e autorizzazioni, così che i dati sensibili siano accessibili e utilizzabili solo da chi ne ha effettivamente bisogno.

3. SAP Business One consente di migliorare la gestione della supply chain e della catena di fornitura. Questo significa mettere in grado le PMI di gestire preventivi, forniture e pagamenti avendo una maggiore visibilità e controllo su tutti i processi e automatizzando alcune procedure, come l’allineamento tra la ricezione delle merci e lo stato di magazzini e inventari.

4. SAP Business One consente di migliorare le relazioni con i clienti, rispondendo in modo efficace e in qualche caso anche anticipando le loro esigenze. SAP BO avvicina le funzioni vendite e marketing, consentendo di gestire ciascun cliente attraverso un’unica piattaforma e dunque abilitando una relazione e una comunicazione più efficaci.

5. SAP Business One consente di accelerare anche i processi di implementazione, grazie all’utilizzo di best practice e agli strumenti che ne facilitano la personalizzazione sulla base delle specifiche caratteristiche ed esigenze della propria impresa.

6. SAP Business One aiuta a migliorare il processo decisionale, grazie alla possibilità di creare report personalizzati sui KPI definiti internamente all’azienda.

7. SAP Business One accorcia i tempi necessari all’apprendimento e all’onboarding degli utenti, grazie ai percorsi di formazione e ai servizi di assistenza garantiti.

I Falsi Miti di SAP Business ONE

Verticalizzazione Metisoft per il Manufacturing

SAP Business One è la soluzione ideale per le imprese che stanno affrontando l’evoluzione verso i nuovi paradigmi dell’Industria 4.0.

In Metisoft siamo consapevoli che molte realtà del manifatturiero stiano attraversando un momento di grande discontinuità, che se da un lato rompe con il passato, dall’altro apre nuove opportunità per migliorare l’organizzazione, i processi, le interazioni lungo tutta la filiera.

È questo lo scenario nel quale si inserisce la nostra offerta Metisoft Digital Manufacturing, sviluppata con il preciso obiettivo di aumentare l’efficienza e la produttività delle imprese, migliorare il coordinamento tra le diverse funzioni e unit aziendali, aumentare, proprio grazie al miglioramento delle operation e dei processi, la qualità complessiva dei prodotti e dei servizi offerti, incrementare la flessibilità e ottimizzare l’utilizzo degli asset e delle risorse aziendali, riducendo nel contempo anche i costi.

La verticalizzazione sviluppata da Metisoft ha il suo punto di forza nelle caratteristiche specifiche di SAP Business One, sulla quale è sviluppata, che dunque consente di ridurre il costo totale di proprietà di una soluzione di classe enterprise, di realizzare soluzioni complete e su misura per le esigenze di ciascuna impresa, veloce e facile da implementare, installare e mettere in produzione.